Székhely­­szolgáltatás és virtuális iroda

Magyarországon a bejegyzett székhely a vállalat hivatalos címe. A hatóságok ezen a címen keresik a céget, ezért nagyon fontos, hogy az ide érkező üzeneteket tapasztalt szakemberek kezeljék. Célszerű, ha a székhely a cég teljes fennállása alatt ugyanaz marad vagy csak ritkán változik, mivel ehhez cégmódosításra van szükség – miközben könnyen lehet, hogy az iroda vagy az üzlet többször is új helyszínre költözik, ahogy bővül a vállalkozás.

A virtuális iroda egy olyan szolgáltatás, amely hivatalosan a cég rendelkezésére bocsát egy valós címet (nem pl. postafiókot), amit azontúl székhelyeként használhat, és ahol a felkészült, magyarul beszélő személyzet egész nap tudja fogadni a cég számára érkező postai küldeményeket és hivatalos megkereséseket. A virtuális iroda az egyszerű postakezelésen felül adminisztratív asszisztenciát is biztosít: a leveleket felbontjuk, megállapítjuk, melyiket hova kell továbbküldeni, biztonságos módon megszabadulunk a levélszeméttől, és csak akkor küldünk e-mailt, ha valami ügyvezetői döntést igényel; ilyenkor rövid, angol nyelvű összefoglalót is mellékelünk a magyar nyelven készült hosszú hivatalos levelek tartalmáról. Így az ügyvezetőnek csak azokkal az ügyekkel kell személyesen is foglalkoznia, amelyek ezt megkívánják.

A leveleket 3 munkanapon belül továbbítjuk (szkennelve, elektronikusan). Ugyanakkor megeshet, hogy az ügyfél hetekig-hónapokig nem kap tőlünk továbbított levelet – például a könyveléshez kapcsolódó leveleket közvetlenül a könyvelőnek továbbítjuk, főleg, ha ezek magyarul vannak. Ettől függetlenül a küldeményekről nyilvántartást vezetünk és személyes igény alapján oda és olyan formában továbbjuk őket (vagy tároljuk őket), ahogy az ügyfél szeretné.

Alapvetően megteheti, de csak akkor, ha gondoskodni tud róla, hogy a cég teljes neve jól láthatóan megjelenjen a kapuján és postaládáján; ha képviselni tudja a céget, ha (bejelentés nélkül) megjelenik a címén egy adóellenőr; ha tudja, mi a teendő a hatóságoktól érkező, gyakran pár napon belüli intézkedést megkívánó levelekkel; illetve, ha felelősséget (és, szükség esetén, kártérítést) vállal, ha a barátja cége véletlenül lemaradna egy határidőről, mert valamiért nem tudott időben továbbítani egy levelet. A fent felsoroltak miatt érdemesebb tehát tapasztalt székhelyszolgáltatóhoz fordulni – mint amilyen a Helpers is. Sokan gondolják, hogy a székhelyszolgáltatás egy székhelyhasználati engedély aláírásából áll, de ez messze nem fedi a kötelezettségeket.

A virtuális iroda alapból nem tartalmaz telefonos szolgáltatást. Ennek oka az, hogy itt elsősorban a hatóságok keresik a cégeket, ezt pedig mindig írott formában, levélben teszik – a leveleket pedig munkatársaink könnyven továbbíthatják a megfelelő címzettnek (többnyire a cég könyvelőjének). Ha ügyfelünknek arra van szüksége, hogy valaki felvegye a telefont a cég nevében, érdemes felvennie egy asszisztenst, aki mindig naprakész információval szolgálhat az érdeklődőknek.

Az alap székhely- és virtuális iroda szolgáltatásunk nem tartalmaz iroda- vagy tárgyalóhasználatot, de lehetőség van tárgyalóterem bérlésére vagy irodahasználatra is (az általunk ajánlott címek egy részén). Amennyiben ilyenre van igény akár azonnal, akár a későbbiekben, kollégáink segítenek ennek megfelelő székhelyt választani.